E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die rechtliche Grundlage

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geändert und die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich eingeführt. Damit setzt Deutschland einen ersten Schritt der EU-weiten Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) um, die perspektivisch ein digitales, transaktionsbezogenes Meldesystem an die Finanzverwaltung vorsieht. Ziel des Gesetzgebers ist es, Umsatzsteuerbetrug wirksamer zu bekämpfen und die Rechnungsstellung zu digitalisieren.

Was gilt überhaupt als E-Rechnung?

Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes – auch wenn das viele annehmen. Als E-Rechnung zählt ausschließlich ein Dokument in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

• XRechnung – ein rein maschinenlesbares XML-Format, ursprünglich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – ein Hybridformat, das die XML-Daten in eine für Menschen lesbare PDF-Datei einbettet.

Alle anderen Formate – klassisches PDF, Papier, eingescannte Rechnung – gelten künftig als „sonstige Rechnung" und sind im B2B-Bereich nur noch während der Übergangsfristen bzw. mit Zustimmung des Empfängers zulässig.

Zeitplan: Diese Fristen gelten

Alle Angaben ohne Gewähr. Prüfen Sie anhand Ihres eigenen Vorjahresumsatzes, ab wann die Versandpflicht für Ihr Unternehmen greift – wir unterstützen Sie dabei gerne.

Wer ist betroffen – und wer nicht?

Die Pflicht gilt für B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen, unabhängig von Rechtsform, Größe oder Branche – auch Vermieter mit umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen sind erfasst. Für Kleinunternehmer (§ 19 UStG) gilt eine Sonderregel: Sie müssen E-Rechnungen zwar empfangen können, sind aber von der Pflicht zur Ausstellung befreit. Nicht betroffen sind:

• B2C-Geschäfte – Rechnungen an private Endverbraucher bleiben unverändert.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto) und Fahrausweise.
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG: Sie müssen keine E-Rechnung ausstellen, wohl aber E-Rechnungen ihrer Lieferanten empfangen können (§ 34a UStDV).
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG (z. B. bestimmte Finanz- und Versicherungsdienstleistungen, Vermietung).
• Rechnungen von oder an im Ausland ansässige Unternehmen.

Faustregel: Wer regelmäßig an andere Unternehmen im Inland fakturiert, muss sich mit dem Thema befassen – unabhängig davon, ob er selbst groß oder klein ist. Der Empfang gilt für alle, die Ausstellung nicht für Kleinunternehmer.

So bereiten Sie sich jetzt vor

• Prüfen Sie Ihre Empfangsbereitschaft: Ein normales E-Mail-Postfach reicht als Kanal – wichtig ist, dass eingehende E-Rechnungen erkannt, geprüft und revisionssicher archiviert werden.
• Klären Sie mit Ihrer Buchhaltungssoftware, ob und ab wann sie E-Rechnungen erstellen, versenden und GoBD-konform archivieren kann.
• Informieren Sie Kunden und Lieferanten frühzeitig darüber, welches Format Sie künftig senden bzw. erwarten.
• Behalten Sie Ihre individuelle Frist im Blick – anhand Ihres Vorjahresumsatzes entscheidet sich, ob die Versandpflicht 2027 oder erst 2028 greift.

Quellen

• Gesetze im Internet, § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen (öffnet in einem neuen Fenster) (Definition der E-Rechnung)
• Gesetze im Internet, § 27 UStG: Allgemeine Übergangsvorschriften (öffnet in einem neuen Fenster) (Übergangsfristen bis 2027, Abs. 38)
• Bundesministerium der Finanzen, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (öffnet in einem neuen Fenster)
• IHK Köln, Neues BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025 (öffnet in einem neuen Fenster)