Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege: Acht statt zehn Jahre

Was hat sich geändert?

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), verkündet im Bundesgesetzblatt am 29. Oktober 2024, hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen und andere Buchungsunterlagen von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 4 HGB sowie die entsprechende Regelung im UStG). Die kürzere Frist gilt auch für ältere Belege, deren bisherige Zehn-Jahres-Frist zum Stichtag noch nicht abgelaufen war.

Was acht, was weiterhin zehn Jahre gilt

Die Sonderregel für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute wurde im Zuge der Ermittlungen zu Cum-Cum-Gestaltungen dauerhaft verankert – für die meisten Unternehmen und Freiberufler ist sie ohne Bedeutung.

Wen betrifft das?

• Alle buchführungspflichtigen Unternehmen und Freiberufler mit Gewinnermittlung, die Buchungsbelege archivieren.
• Besonders relevant für Betriebe mit umfangreichen Papierarchiven, die jetzt Lagerplatz sparen könnten.
• Nicht betroffen: Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute – für sie gilt weiterhin die Zehn-Jahres-Frist.

Unser Tipp: Nicht vorschnell vernichten

• Prüfen Sie vor dem Vernichten, ob es sich wirklich um einen reinen Buchungsbeleg handelt – Jahresabschlüsse und Verfahrensdokumentation sind davon ausgenommen.
• Vernichten Sie keine Unterlagen, für die eine Außenprüfung, ein Rechtsstreit oder eine verlängerte Festsetzungsfrist noch läuft.
• Warten Sie bei größeren oder sensiblen Beständen ab, bis die diskutierte Verlängerung auf 15 Jahre entschieden ist.

Quellen

• Gesetze im Internet, § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (öffnet in einem neuen Fenster)
• Gesetze im Internet, § 257 HGB: Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen (öffnet in einem neuen Fenster)
• Steuerberater Tabak, Alles über verkürzte Aufbewahrungsfristen 2026 (öffnet in einem neuen Fenster)
• Börsen-Zeitung, Banken müssen Belege dauerhaft zehn Jahre aufbewahren (öffnet in einem neuen Fenster)

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Eine mögliche Verlängerung der Aufbewahrungsfrist auf 15 Jahre ist noch nicht beschlossen. Alle Angaben ohne Gewähr.